از سالیان گذشته همواره مشکلات و سوء تفاهم هایی بین مدیر و کارمند در مورد ساعت رفت و آمد و ساعت کار و تعداد مرخصی ها در کسب و کار های مختلف وجود داشته است. امروزه به لطف پیشرفت تکنولوژی و ظهور اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین حل این مشکلات راحت تر از گذشته است.
کسب و کارهای بزرگ و سازمان و ادارات همواره سازوکار قوی و قوانین جامع تری درباره ساعات حضور و غیاب دارند. اما در کسب و کارهای متوسط و کوچک و محلی کمتر شاهد وضع قوانین سخت گیرانه هستیم و حتی اگر این قوانین هم وضع شوند، ضمانت اجرایی برای آنها وجود ندارند. از این رو در این نوع کسب و کار استفاده از شفافیت بین کارفرما و کارمندان می تواند تنها راه حل عملی باشد.
از گذشته تا کنون، مفهوم جدیدی به نام کسب و کار تیمی ایجاد شده است. مفهومی که باعث شد کم کم قوانین جدیدی برای حفظ این گروه‌ها ایجاد شود که یک مورد پایه ای این قوانین، قانون پرداخت حقوق بر اساس میزان کار و ساعات حضور در محل کار بود.
امروزه کسب و کارهای گروهی بیشترین نقش را در اقتصاد به خود اختصاص داده اند. از این رو حفظ آنها هم به نفع صاحبان کسب و کارها است و هم به نفع اقتصاد. برای حفظ این داستان یک نوع رابطه ای به نام حقوق بین کارفرما و کارکنان ایجاد شد که عموما بر پایه‌ی میزان کار و میزان ساعات حضور در محل کار تعیین می گردد.
میزان کار عموما معیاری است مشخص که بر اساس یک قرارداد بین کارفرما و کارمند قابل ارزیابی است اما چیزی که کمی در آن اختلاف نظر وجود دارد، ساعات کاری است. در اصل میزان کار، اتفاقی است قابل رویت و اندازه گیری اما ساعات کار را به سختی می توان بر روی ترازوی عدالت گذاشت و آن هم به خاطر نحوه ثبت آن است. امروزه دستگاه و اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین به نوعی توانسته اند این مشکل را تا حد زیادی حل کنند؛ اما باید قبول کرد که یک سری مشکلات به طور کامل حل نشده است.
اولین مشکل که توسط سامانه‌های حضور و غیاب سنتی نیز حل نشد این بود که اکثرا این سامانه‌ها در اختیار مدیر بود و مدیر می توانست بر اساس هر صلاح دیدی میزان ساعات کاری کارمندان خود را کم و زیاد کند. این مشکل به خصوص درباره ساعات اضافه کاری، مرخصی‌ها، ماموریت‌ها و … نه تنها در سازمان های بزرگ بلکه در شرکت‌های کوچک و کسب و کارهای محلی بسیار دیده شده است.
عموما کارمند تصور می کند که میزان ساعات بیشتری را در محل کار حضور داشته و مستحق دریافت دستمزد بیشتر است. از طرفی اگر از نظر تعداد ساعات حق با کارمند باشد، همواره مدیر نسبت به کیفیت حضور کارمند خود معترض بوده و معتقد است میزان ساعات مفید کاری او کمتر از این مقدار است. در این چنین وضعیتی خطر از هم پاشیدگی گروه کسب و کار حس می شود.
نکته جالب اینجاست که معمولا هم کارمند و هم مدیر هر دو دیدی درست دارند؛ منتهی بحث اصلی اینجاست که آنها بر سر چیزی به اختلاف می رسند که اصالتا کیفی بوده و متر و شاخص خاصی برای آن نمی توان در نظر گرفت. بنابراین چگونه می توان این مشکل را حل کرد؟
اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین و شفافیت
بهترین راهکار برای جلوگیری از ایجاد هر نوع سوء تفاهمی در هر کسب و کاری این است که دیوار میان مدیر و کارمند برداشته شود. این کاری است که اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین می تواند در مورد اختلاف نظرهای ایجاد شده در باب ساعات حضور، اضافه کاری و …. انجام دهد. در حقیقت اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین یک نوع ارتباط آنلاین و مستقیم بین کارمند و مدیر بر پایه یک بحث مشترک به نام ساعات کار برقرار می کند. کارمند همان لحظه که حضور خود را ثبت می کند می تواند ثبت شدن آن را در سامانه حضور و غیاب آنلاین رصد کند و لحظه ای که خارج می شود می تواند ساعت خروج خود را که ثبت شده است، مشاهده نماید.
مزیت اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین نسبت به سایرین این است که گزارش گیری در آن بسیار آسان است. یک کارمند می تواند به گزارش های شخصی خود دسترسی راحتی داشته باشد و هر لحظه از شبانه روز در هر جایی که حضور داشته باشد، گزارش های مربوط که کل میزان ساعات کاری و … را دریافت و حتی چاپ کند. در واقع در سامانه های سنتی امکان گزارش گیری ضعیف تری برای کارمندان قائل بودند و علاوه بر این دسترسی به این سامانه عموما تنها در محل کار امکان پذیر بود.
از طرف دیگر در سیستم های حضور و غیاب سنتی درخواست مرخصی‌ها به شکل دستی و کاغذی بود و این اتفاق به دلیل این که توسط خود کارمندان در سامانه ثبت نمی شد، باعث ایجاد اختلاف می‌گردید. اما یک اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین، در واقع هر اتفاقی که مرتبط با کار باشد را در خود جای داده است. در واقع کارمند می تواند به راحتی در پنل خود میزان ساعت‌های مرخصی، اضافه کاری و… را مشاهده کند.
اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین و رفع سوء تفاهمات کاری
مشکلاتی که سامانه های حضور و غیاب سنتی دارند تنها برای کارمندان نیست. برای مدیران همواره محاسبه ساعات اضافه کاری‌ها و ماموریت های تک تک عوامل، کاری سخت و غالبا پر خطا محسوب می شود. اما وقتی گزارش گیری‌ها لحظه ای و آنلاین باشند و همچنین انواع گزارش گیری ها درباره ساعت کاری تک تک افراد ممکن باشد، این نوع ابهام‌ها برطرف می شوند.
در واقع اصلی ترین و مهمترین مزیت اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین در دو نکته است:
- اول این که امکان دسترسی به آن از هر مکان و در هر زمانی وجود دارد
- دوم این که امکان گزارش گیری‌های بسیار جامع و قوی در این سامانه‌ها وجود دارد
این شفافیت به واسطه استفاده از سامانه حضور و غیاب آنلاین می تواند از طریق ایجاد یک تعامل دو طرفه مشکل را به راحتی و دوستانه حل کند. به نظر شما وقت آن نرسیده که سراغ سامانه حضور و غیاب آنلاین بروید؟
