آشنایی با مزایای نرم افزار حضور و غیاب

 

نرم افزار حضور و غیاب ، آن دسته از نرم افزارهایی هستند که در دستگاه‌های حضور و غیاب استفاده می‌شوند. هر کدام از این نرم افزارها دارای قابلیت‌های منحصر به فردی هستند که شما می‌توانید با توجه به ویژگی‌هایی که مدنظرتان دارید، یکی از آن‌ها را انتخاب کنید. در این مطلب از وب‌سایت طرح و پردازش غدیر قصد داریم تا به بررسی و مزایای نرم افزارهای حضور و غیاب  بپردازیم؛ پس با ما همراه باشید.

مزایای نرم افزار حضور و غیاب

اکثر نرم افزارهای تحت ویندوز به چند بخش مختلف تقسیم‌بندی می‌شوند. در یک بخش، اطلاعات اولیه سازمان مانند اطلاعات فردی کارمندان، شیفت‌ها و گروه‌های کاری ثبت می‌شوند و در بخش دیگر نرم افزار امکان ویرایش و ذخیره اطلاعات هنگامی که قصد دارید آن‌ها را در یک بانک اطلاعاتی دیگر ذخیره کنید، وجود دارد. همچنین به کمک این نرم افزار می‌توانید ساعات کاری، مرخصی‌ها، اضافه کاری‌ها و مأموریت‌های کارمندانتان را مدیریت کنید. نرم افزار حضور و غیاب دارای ویژگی‌های مختلفی است که در ادامه به معرفی آن‌ها خواهیم پرداخت.

1.محیط کاربری ساده

نرم افزارهای حضور و غیاب باید دارای محیط کاربری ساده‌ای باشند تا افراد مختلف بتوانند به راحتی و بدون نیاز به دانش کامپیوتری خاصی از آن‌ها استفاده کنند. اکثر نرم افزارهای حضور و غیابی که در کشور وجود دارند از زبان فارسی پشتیبانی می‌کنند؛ بنابراین شما می‌توانید بدون هیچ گونه مشکلی از آن‌ها استفاده کنید. همچنین منوی نرم افزارهای حضور و غیاب باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که به راحتی بتوان به بخش‌های مختلف نرم افزار دسترسی پیدا کرد.

2.ثبت اطلاعات کارکنان و امکان ویرایش آن‌ها

در این نرم افزارها بخشی برای ورود اطلاعات کارمندان در نظر گرفته ‌شده است که شما می‌توانید به راحتی اطلاعات فردی کارمندانتان را در آن ثبت کنید. همچنین در صورت نیاز امکان ویرایش این اطلاعات نیز وجود دارد. مشخصات کارمندان شامل نام و نام خانوادگی، جنسیت، شماره ملی، شماره کارت ورود و خروج و مواردی از این قبیل می‌باشد.

3.تعریف تقویم کاری کارمندان

برنامه حضور کارمندان در برخی از شرکت‌ها ممکن است متفاوت باشد؛ به همین دلیل در نرم افزارهای حضور و غیاب بخشی را برای تعریف تقویم کاری کارمندان در نظر گرفته‌اند. در این بخش مدیران می‌توانند روزها و ساعت‌هایی را که کارمندان باید در اداره حضور داشته باشند را ثبت کنند.

4.ثبت تعطیلات

در نرم افزارهای حضور و غیاب می‌توان به راحتی تعطیلات تقویم رسمی کشور را وارد کرد. همچنین برخی از شرکت‌ها به صورت توافقی به برخی از کارمندانشان اجازه می‌دهند که بدون حضور در محل کار وظایف خود را انجام دهند به همین دلیل وجود بخشی برای وارد کردن تعطیلات رسمی و یا توافقی در نرم افزارهای حضور و غیاب بسیار مهم است.

5.تعریف شیفت‌های روزانه

در این قسمت از نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز می‌توان روزانه یک برنامه جدا برای کارمندان بخش‌های مختلف تعریف کرد. این قابلیت برای مدیران کارگاه‌ها و کارخانه‌ها می‌تواند بسیار مفید باشد؛ زیرا برخی از کارکنان آن‌ها در شیفت روز و برخی در شیفت شب فعالیت می‌کنند.

6.ثبت مرخصی و اضافه کاری به صورت روزانه یا ساعتی

یک نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز استاندارد باید دارای منوهای مختلفی باشد که به راحتی بتوان برنامه‌های متعددی را در آن برای ساعات حضور کارمندان تعریف کرد. این قابلیت‌ زمانی اهمیت پیدا می‌کند که تعداد کارمندان شما بسیار زیاد باشد. به همین دلیل وجود بخشی برای ثبت مرخصی‌ها و اضافه کاری کارمندان جهت مدیریت و نظارت دقیق بر تردد آن‌ها ضروری است. همچنین شما می‌توانید در بازه‌های زمانی مختلفی اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارمندانتان را در داخل حافظه‌های جانبی مانند هارد یا فلش مموری ذخیره کنید تا این اطلاعات در صورت بروز هر گونه ایراد احتمالی در عملکرد دستگاه از بین نرود.

7.ویرایش اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان

مدیران شرکت‌ها می‌توانند به راحتی در هر زمانی به اطلاعات مربوط به ورود و خروج کارمندان به وسیله دستگاه دسترسی داشته باشند و در صورت لزوم آن‌ها را ویرایش کنند؛ زیرا در برخی از روزها ممکن است دستگاه دچار ایرادات فنی باشد به طوری که نتوانید از آن استفاده کنید و یا برخی از کارمندانتان فراموش کرده باشند که اطلاعات ورود و خروجشان را در دستگاه حضور و غیاب ثبت کنند. دلایلی از این قبیل باعث می‌شود که وجود امکان ویرایش اطلاعات در دستگاه‌های حضور و غیاب از اهمیت ویژه‌ای برخوردار باشد.

8.استفاده هم‌زمان چندین دستگاه حضور و غیاب از یک نرم افزار

در سازمان‌های بزرگ که تعداد کارمندان آن‌ها بسیار زیاد است، برای جلوگیری از بروز هر گونه بی‌نظمی و ازدحام در ساعات ورود و خروج کارمندان از چندین دستگاه مختلف استفاده می‌کنند. نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز این قابلیت را دارد که به‌صورت هم‌زمان از چندین دستگاه حضور و غیاب پشتیبانی کند. همچنین این ویژگی برای شرکت‌هایی که دارای شعبه‌های مختلفی در سطح شهر هستند می‌تواند بسیار مفید باشد؛ زیرا اطلاعات مربوط به تردد کارمندانشان به صورت یک جا ذخیره می‌شود و مدیر مجموعه می‌تواند به راحتی به این اطلاعات دسترسی داشته باشد.

9.امکان استفاده از اطلاعات دستگاه‌های حضور و غیاب در نرم افزارهای مالی

مدیران هر بخش می‌توانند به صورت روزانه یا ماهانه یک گزارش کامل از اطلاعات ذخیره شده در دستگاه‌های حضور و غیاب را دریافت کنند. این گزارش‌ها حاوی اطلاعات دقیقی در مورد ساعت‌های کاری، مرخصی‌ها و مأموریت‌های کارمندان است. همچنین این قابلیت به مدیران شرکت‌ها کمک می‌کند تا حقوق کارمندانشان را بر اساس ساعات کاریشان محاسبه و پرداخت کنند.

10.قابلیت به‌روزرسانی و پشتیبانی از نرم افزار

در حال حاضر بیشتر نرم افزارهای موجود در بازار مانند نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز قابلیت بروزرسانی دارند. بروزرسانی باعث رفع ایرادات امنیتی در نسخه اولیه نرم افزار می‌شود و این امکان را برای شما به وجود می‌آورد که با نسخه کامل‌تری از نرم افزار کار خود را ادامه دهید. همچنین به شما توصیه می‌کنیم در هنگام خرید نرم افزارهای حضور و غیاب تحت ویندوز به خدمات پس از فروش نیز توجه داشته باشید؛ زیرا ممکن است در هنگام کار با نرم افزار دچار مشکلاتی شوید که خودتان به تنهایی قادر به حل آن‌ها نباشید. در این مواقع وجود پشتیبانی بیست وچهار ساعته می‌تواند به شما بسیار کمک کند.

 

 

تاثیر اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین بر اختلاف بین مدیر و کارمند

از سالیان گذشته همواره مشکلات و سوء تفاهم هایی بین مدیر و کارمند در مورد ساعت رفت و آمد و ساعت کار و تعداد مرخصی ها در کسب و کار های مختلف وجود داشته است. امروزه به لطف پیشرفت تکنولوژی و ظهور اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین حل این مشکلات راحت تر از گذشته است.

کسب و کارهای بزرگ و سازمان و ادارات همواره سازوکار قوی و قوانین جامع تری درباره ساعات حضور و غیاب دارند. اما در کسب و کارهای متوسط و کوچک و محلی کمتر شاهد وضع قوانین سخت گیرانه هستیم و حتی اگر این قوانین هم وضع شوند، ضمانت اجرایی برای آن‌ها وجود ندارند. از این رو در این نوع کسب و کار استفاده از شفافیت بین کارفرما و کارمندان می تواند تنها راه حل عملی باشد. 

از گذشته تا کنون، مفهوم جدیدی به نام کسب و کار تیمی  ایجاد شده است. مفهومی که باعث شد کم کم قوانین جدیدی برای حفظ این گروه‌ها ایجاد شود که یک مورد پایه ای این قوانین، قانون پرداخت حقوق بر اساس میزان کار و ساعات حضور در محل کار بود.

 

امروزه کسب و کارهای گروهی بیشترین نقش را در اقتصاد به خود اختصاص داده اند. از این رو حفظ آن‌ها هم به نفع صاحبان کسب و کارها است و هم به نفع اقتصاد. برای حفظ این داستان یک نوع رابطه ای به نام حقوق بین کارفرما و کارکنان ایجاد شد که عموما بر پایه‌ی میزان کار و میزان ساعات حضور در محل کار تعیین می گردد. 

میزان کار عموما معیاری است مشخص که بر اساس یک قرارداد بین کارفرما و کارمند قابل ارزیابی است اما چیزی که کمی در آن اختلاف نظر وجود دارد، ساعات کاری است. در اصل میزان کار، اتفاقی است قابل رویت و اندازه گیری اما ساعات کار را به سختی می توان بر روی ترازوی عدالت گذاشت و آن هم به خاطر نحوه ثبت آن است. امروزه دستگاه و اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین به نوعی توانسته اند این مشکل را تا حد زیادی حل کنند؛ اما باید قبول کرد که یک سری مشکلات به طور کامل حل نشده است.

 

اولین مشکل که توسط سامانه‌های حضور و غیاب سنتی نیز حل نشد این بود که اکثرا این سامانه‌ها در اختیار مدیر بود و مدیر می توانست بر اساس هر صلاح دیدی میزان ساعات کاری کارمندان خود را کم و زیاد کند. این مشکل به خصوص درباره ساعات اضافه کاری، مرخصی‌ها، ماموریت‌ها و … نه تنها در سازمان های بزرگ بلکه در شرکت‌های کوچک و کسب و کارهای محلی بسیار دیده شده است.

عموما کارمند تصور می کند که میزان ساعات بیشتری را در محل کار حضور داشته و مستحق دریافت دستمزد بیشتر است. از طرفی اگر از نظر تعداد ساعات حق با کارمند باشد، همواره مدیر نسبت به کیفیت حضور کارمند خود معترض بوده و معتقد است میزان ساعات مفید کاری او کمتر از این مقدار است. در این چنین وضعیتی خطر از هم پاشیدگی گروه کسب و کار حس می شود.

نکته جالب اینجاست که معمولا هم کارمند و هم مدیر هر دو دیدی درست دارند؛ منتهی بحث اصلی اینجاست که آن‌ها بر سر چیزی به اختلاف می رسند که اصالتا کیفی بوده و متر و شاخص خاصی برای آن نمی توان در نظر گرفت. بنابراین چگونه می توان این مشکل را حل کرد؟ 

 

 

اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین و شفافیت

بهترین راهکار برای جلوگیری از ایجاد هر نوع سوء تفاهمی در هر کسب و کاری این است که دیوار میان مدیر و کارمند برداشته شود. این کاری است که اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین می تواند در مورد اختلاف نظرهای ایجاد شده در باب ساعات حضور، اضافه کاری و …. انجام دهد. در حقیقت اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین یک نوع ارتباط آنلاین و مستقیم بین کارمند و مدیر بر پایه یک بحث مشترک به نام ساعات کار برقرار می کند. کارمند همان لحظه که حضور خود را ثبت می کند می تواند ثبت شدن آن را در سامانه حضور و غیاب آنلاین رصد کند و لحظه ای که خارج می شود می تواند ساعت خروج خود را که ثبت شده است،  مشاهده نماید.

 مزیت اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین نسبت به سایرین این است که گزارش گیری در آن بسیار آسان است. یک کارمند می تواند به گزارش های شخصی خود دسترسی راحتی داشته باشد و هر لحظه از شبانه روز در هر جایی که حضور داشته باشد، گزارش های مربوط که کل میزان ساعات کاری و … را دریافت و حتی چاپ کند. در واقع در سامانه های سنتی امکان گزارش گیری ضعیف تری برای کارمندان قائل بودند و علاوه بر این دسترسی به این سامانه عموما تنها در محل کار امکان پذیر بود.

 

از طرف دیگر در سیستم های حضور و غیاب سنتی درخواست مرخصی‌ها به شکل دستی و کاغذی بود و این اتفاق به دلیل این که توسط خود کارمندان در سامانه ثبت نمی شد، باعث ایجاد اختلاف می‌گردید. اما یک اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین، در واقع هر اتفاقی که مرتبط با کار باشد را در خود جای داده است. در واقع کارمند می تواند به راحتی در پنل خود میزان ساعت‌های مرخصی، اضافه کاری و… را مشاهده کند.

اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین و رفع سوء تفاهمات کاری

مشکلاتی که سامانه های حضور و غیاب سنتی دارند تنها برای کارمندان نیست. برای مدیران همواره محاسبه ساعات اضافه کاری‌ها و ماموریت های تک تک عوامل، کاری سخت و غالبا پر خطا محسوب می شود. اما وقتی گزارش گیری‌ها لحظه ای و آنلاین باشند و همچنین انواع گزارش گیری ها درباره ساعت کاری تک تک افراد ممکن باشد، این نوع ابهام‌ها برطرف می شوند.

در واقع اصلی ترین و مهمترین مزیت اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین در دو نکته است:

• اول این که امکان دسترسی به آن از هر مکان و در هر زمانی وجود دارد
• دوم این که امکان گزارش گیری‌های بسیار جامع و قوی در این سامانه‌ها وجود دارد

این شفافیت به واسطه استفاده از سامانه حضور و غیاب آنلاین می تواند از طریق ایجاد یک تعامل دو طرفه مشکل را به راحتی و دوستانه حل کند. به نظر شما وقت آن نرسیده که سراغ سامانه حضور و غیاب آنلاین بروید؟

اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین برای کسب و کارهای کوچک

 

زمان سرمایه است

حضور و غیاب کارکنان برای کسب و کارهای کوچک و متوسط امری بسیار ضروری است. کارفرمایان نیازمند نرم افزار حضور و غیاب قابل اعتماد برای ثبت دقیق ساعات کاری و حذف خطای انسانی هستند. استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین میتواند راه حل مناسبی برای حل این مشکل باشد. اگرچه اغلب با این مزیت ها آشنا هستند، ولی برخی از آنها به دنبال یافتن سیستم ردیابی زمان برای کسب و کار کوچک هستند تا مطمئن شوند که به درستی کار می کنند.

اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین

تکنولوژی همچنان به پیشرفت با ارائه محصولات بیشتر برای نرم افزارهای تحت وب که در محیط ابری کار می کنند عمل می نماید. دو دلیل اصلی برای برتری این محصولات وجود دارد:

اولین دلیل، اگر کارکنان و مدیریت، برنامه ها را به روز رسانی نکرده باشند، همچنان در زمان صرفه جویی می شود. همچنین جایگزینی اپلیکیشن غیر ضروری است.

به کار گرفتن نرم افزار بر سرورهای چندگانه دلیل دومی است که نرم افزارهای تحت وب برای کسب و کارهای کوچک مناسب است. هیچ کس از مسائل فنی و یا قطع برق که مانع گردش کار می شود، ناراحت نمی شود.

پیاده سازی نرم افزار در سراسر شرکت

نرم افزار حضور و غیاب را در تمام بخش های مجموعه اجرا کنید. این امر اجرای فرایندها را در بخش های مختلف ساده می کند. اصلاح برنامه ها توسط همه کارکنان دیده می شود.

پیاده سازی یک سیستم نرم افزاری در سراسر شرکت، مانع از عواقب ناشی از عدم اطمینان در هنگام ورود اطلاعات می شود. هر بخش درگیر با یک پروژه با برقراری ارتباطات بیشترهمکاری مؤثرتری را ایجاد می کند.

ویژگی های مناسب با کسب و کارهای کوچک را انتخاب کنید

حتی کسب و کارهای وابسته به یک صنعت نیازهای متنوعی دارند. بنابراین لازم است سیستم های حضور و غیاب را بر اساس اهداف خاص ارزیابی کنیم. این امر فرایند کاری را سهل تر می سازد. در برخی کسب و کارهای کوچک نرم افزار مناسب باید خدمات زیر را ارائه دهد:

• روزهای تعطیل
• مرخصی استعلاجی
• حقوق تعطیلات
• پرداخت پاداش
• حق مأموریت

نظارت بر فعالیت های کارکنان برای به حداکثر رساندن بازۀ کاری ضروری است.

ثبت زمان ممکن است مواردی که کارکنان به طور مطلوب عمل نمی کنند رانشان دهد. تمام گزینه ها را بررسی کنید و سیستم مناسب با کسب و کار خود را انتخاب نمایید.

 

مدارک مناسب برای تمام اعضای تیم

مدارک معتبر بین بخش های مختلف برای جلوگیری از مشکلات ضروری است. پلت فرم انتخابی برای ثبت زمان کاری باید شامل بخشی باشد تا اعضای تیم بتوانند تغییرات را برای همه ضمیمه کنند.

برای مثال یک کارمند ممکن است در یک موقعیت نیاز به مرخصی داشته باشد، مدیر او می تواند یادداشتی را در درخواست مرخصی او قرار دهد تا اختلاف پرداختی مشخص شود. این امر مانع از ایجاد اختلاف و سوءتفاهم می شود.

 

پویایی خارج از محل کار

بسیاری از کارمندان مجبور به جابه جایی در سطح شهر هستند. شرکت های کوچک باید هوشمندانه این کارکنان را مدیریت کنند. این کارکنان باید به شیوه ای متفاوت زمان کاری خود را ثبت کنند. شرکت ها می توانند با انتخاب اپلیکیشن مناسب که قابل استفاده از تلفن همراه، لپ تاپ و رایانه های شخصی است امکان مدیریت زمان را برای کارمند خود فراهم کنند.

شیوه گزارش پیشرفته

یکی از مؤثرترین موارد برای افزایش بهره وری و کارایی نیروی انسانی، داشتن اطلاعات کافی است. بهترین نرم افزار حضور و غیاب باید اطلاعات را جمع آوری کرده و برای ایجاد گزارش های ساده، ترکیب کند. درحالت ایده ال، گزارش باید شامل نمودارها و جدول ها باشد تا داده ها برای افراد مختلف قابل بررسی باشد. این داده ها نحوۀ انجام مطلوب پروژه ها را به خوبی مشخص می کند.

آیا اپلیکیشن حضور و غیاب برای کسب و کارهای کوچک مقرون به صرفه است؟

تحقیقات ممکن است نشان دهند که برخی از نرم افزارهای حضور و غیاب برای کسب و کارهای کوچک پر هزینه هستند. اما نباید این موضوع مانع از استفاده از تکنولوژی شود. گزینه های زیادی با کارایی مشابه و قیمت مناسب وجود دارد.

محصولات بسیاری در بازار وجود دارد که دارای سیستم ساده بوده و مناسب کسب و کارهای کوچک تا متوسط طراحی شده اند. معمولاً متناسب با هر بودجه ای محصولی وجود دارد.

فراتر از قیمت باید قابلیت و کارایی نرم افزار حضور و غیاب در نظر گرفته شود. پرداخت ها و مدیریت پروژه به ساعات کاری وابسه است. نصب یک سیستم حضور و غیاب می تواند به رشد شرکت کمک کند. شرکت ها علاوه بر به روز بودن، می توانند از دیگر مزایا نیز بهرمند شوند.

مزایای دستگاه تشخیص چهره نسبت به دستگاه حضور و غیاب اثر انگشت

در خصوص مزایای دستگاه تشخیص چهره نسبت دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی باید بگوییم که دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره تمام معایبی را که دستگاه های اثر انگشتی داشتند از بین بردند.

مزایای دستگاه تشخیص چهره :

به طور مثال گفتیم که در برخی از سازمان ها مثل کارخانجات حتی بعضا کارکنان بخش های مختلف از بیمارستان ها، آشپزخانه ها و رستوران ها در استفاده از دستگاه های حضور غیاب اثر انگشتی دچار محدودیت هایی هستند.

با توجه به این که در دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره تماس فیزیکی بین کاربر و دستگاه وجود ندارد عملا این محدودیت ها حذف شده است.

شما به راحتی می توانید از دستگاه های تشخیص چهره در محیط های کاری خشنی مثل کارخانجات و کارگاه ها استفاده نمایید.

جاهایی که  اثر انگشت های پرسنل خیلی زود از بین می رود و یا بخاطر آلودگی هایی که در محیط وجود دارد برای مثال وجود روغن، وجود براده ها امکان دارد که به اثر انگشت پرسنل صدمه وارد بشود. این ها دیگر مشکلی برای دستگاه حضور وغیاب ایجاد نخواهد کرد.

نکته دیگر این که از نظر بهداشتی نیز با توجه به عدم تماس فیزیکی بین کاربر و دستگاه دیگر انتقال باکتری یا میکروب یا بیماری از طریق لمس سنسور ممکن نیست و از این بابت هم بسیار کمک می کند.

اگر برای سازمان این موضوع یک مسئله حادی باشد به قول معروف روی این موضوع نظر خاص داشته باشند این دستگاه مشکل دستگاه اثر انگشت در این خصوص را ندارد.

دیگر این که محدودیتی نسبت به دمای محیط و وضعیت رطوبت ندارد. اگر در رطوبت مجاز دستگاه باشد دستگاه دیگر بدون هیچ مشکلی کار نخواهد کرد و به طور مثال نسبت به فصل های سرد و خشک سال مثل پاییز و زمستان و مشکلاتی که برای اثر انگشت ها و خشکی پوست است، دیگر در این دستگاه ها وجود ندارد و به راحتی دستگاه ها کار می کنند.

 

نکته ی بعدی در خصوص دستگاه تشخیص چهره این است که با توجه به این که برای هر فرد یک بار بیشتر نمی شود چهره تعریف کرد امکان تقلب به هر شیوه ای را تقریبا به ۰ می رساند. این که گفته می شود تقریبا به صفر می رساند بخاطر این است که بعضا بعضی از دستگاه های تشخیص چهره با تکنولوژی های قدیمی بودند که امکان اسکن سه بعدی نداشتند و عمق را تشخیص نمی دادند و بعضا با تصویر فرد نیز می توان فریب داد که آن هم در شرایط بسیار خاص که اکنون دیگر تکنولوژی های جدید این مشکل را رفع کردند و با توجه به این که عمق به طور مثال فاصله نوک بینی تا گونه عمق چشم را هم اندازه گیری می کند، عملا دیگر امکان فریب دستگاه با استفاده از عکس فرد وجود ندارد.

تمامی موارد گفته شده در بالا به همراه سرعت عمل دستگاه ها می شود این ها را به عنوان عمده ترین مزایای دستگاه های تشخیص چهره معرفی کرد.

یک نکته دیگری هم که شاید در این دستگاه ها وجود دارد این است که بالاخره تکنولوژی های جدید همیشه یک سری دوست داران پر و پا قرص دارند. این که همیشه عده ای هستند که اعتقاد دارند تکنولوژی های جدید را استفاده کنند و می خواهند در زمینه مصرف تکنولوژی و استفاده از فناوری همیشه آخرین ها را در اختیار داشته باشند.

لزوم استفاده از سیستم کنترل تردد در سازمان ها و ادارات چیست؟

سیستم جامع کنترل تردد در ادارات و سازمان ها: امروزه به دلیل اهمیت بسیار زیاد امنیت در تمامی سازمان ها و ادارات دولتی و خصوصی لزوم استفاده از سیستم های کنترل تردد و نظارتی برای کنترل ورود و خروج افراد بسیار اولویت دارد و با توجه به اینکه میزان مراجعات به این ارگان ها بسیار زیاد است امنیت جایگاه بسیار مهمی دارد و باید به آن توجه شود. سیستم کنترل تردد در ادارات  مهم دولتی مانند شرکت نفت، شرکت گاز و صنایع پتروشیمی با توجه به میزان مراجعات مردم برای رسیدگی به امور مربوطه این نکته را بسیار پر رنگ تر میکند که از سیستم کنترل تردد استفاده شود که میتواند مزایای بسیار زیادی را برای ادارات و سازمان ها داشته باشد. با توجه به اینکه در اینگونه ادارات علاوه بر تعداد بسیار زیاد کارمندان و ورود و خروج زیاد تعداد مراجعات نیز زیاد است و باید حتما این ورود و خروج کنترل شود. استفاده از سیستم کنترل تردد در کنار مزایای بسیار زیادی که برای سازمان ها دارد و میتوانند ورود و خروج کارکنان خود را کنترل کنند امنیت سازمان را نیز کنترل میکند و باعث میشود که ورود و خروج به سازمان و ادارات کنترل شده باشد و هر فردی اجازه ورود و خروج را نداشته باشد.

 

 

مزایای استفاده از سیستم کنترل تردد در سازمان ها و ادارت

1. کنترل ورود و خروج کارکنان

2. کنترل ورود و خروج ارباب رجوع

3. استفاده از سیستم نرم افزاری ارباب رجوع

4. ثبت ورود و خروج دقیق ارباب رجوع

5. امکان چک کردن مراجعات قبلی با کدملی ارباب رجوع

6. افزایش نظم و انضباط در سازمان

7. بالا رفتن سرعت پذیرش ارباب رجوع

8. امکان گزارش گیری کامل به تفکیک روز ، بازه زمانی و غیره.

9. جلوگیری از تجمع ارباب رجوع

10. جلوگیری از اتلاف وقت

11. امکان هماهنگی وقت ملاقات از روز قبل

با نصب نرم افزار جامع کنترل تردد و سیستم حضور غیاب غدیر در مجموعه میتوانید از تمامی دستگاه هایی که وجود دارد چه به صورت آفلاین یا به صورت آنلاین استفاده کنید و ورود و خروج را کنترل نمایید. با توجه به اینکه در اینگونه سازمان ها و ادارات فضای کار بسیار زیاد است باید از دستگاهی استفاده کنید که بتوانید اثر انگشت و یا تشخیص چهره را از یک دستگاه به دستگاه دیگر انتقال نمایید. در کنار دستگاه های کنترل ترددی که برای حضور و غیاب پرسنل و نظارت بر تردد آنها استفاده می شود می توان از  گیت های کنترل تردد ساخت شرکت غدیر نیز استفاده کرد که دارای کیفیت بالا می باشد و همچنین به دلیل طراحی به روز آن ها باعث زیبایی بخشیدن به مجموعه می شود .

گیت های کنترل تردد  و راهبند انواع مختلفی دارد، می توانید آن ها را در بخش محصولات ملاحظه فرمایید. انتخاب این گیت ها باید با توجه به نیاز مجموعه و شرایط محیطی آن انتخاب شود تا بهترین بازدهی را داشته باشد.

 

یکی دیگر از مزایای تهیه گیت برای مجموعه علاوه بر ثبت دقیق ورود و خروج کارمندان، باعث جلوگیری از خروج بی دلیل کارکنان از مجموعه می شود. در واقع گیت ها با سیستم تردد پرسنل در ارتباط بوده و به محض عبور، تردد ثبت می شود. و زمانی که حتی کارمندی برای دلایل مختلف از سازمان خارج شود خروج آن توسط سیستم کنترل تردد ثبت خواهد شد. با توجه به مزایای سیستم کنترل تردد در واقع سازمان شما دارای یک نظم و انظباط خاصی میشود و اینکه شما را از لحاظ امنیت در بالاترین حد خود نگه خواهد داشت حتی در زمان نبود نگهبان شما با توجه به ثبت ورود و سنسوری که بر روی هر کدام از گیت ها نصب شده است به راحتی ورود

لحضه ای افراد و حتی کارمندان خود را متوجه شده و میتوانید به راحتی آن را کنترل نمایید.

همچنین شایان ذکر است گیت کنترل تردد دارای تکنولوژی و تجهیزات پیشرفته ای شامل سنسورهای قوی، کنترلرهای اکسس کنترل ، بردهای الکترونیکی ، نمایشگر و... می باشند که این شرایط را فراهم می سازد تا ارتباط با سیستم های ساختمان هوشمند (BMS) ، اعلان حریق و ... از ابزارهای خاص آن باشند.علاقه مندان به کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان می‌توانند به سایت طرح وپردازش غدیر به آدرس www.ghadirco.net مراجعه و یا با شماره شماره ۰۲۱۸۵۵۳۰ در ارتباط باشند.

محصولاتی متمایز برای مدیریت حضور و غیاب کارمندان

محصولات متمایز شرکت طرح و پردازش غدیر برای مدیریت فرآیند حضور و غیاب کارمندان

فرقی ندارد مدیر یک کسب و کار کوچک هستید یا مدیریت یک سازمان بزرگ با تعداد کارمندان زیاد را بر عهده دارید، حضور و غیاب کارمندان بی شک یکی از فرایند های مهم مدیریتی شماست و مشخص است با رشد و توسعه کسب و کار و افزایش نیروی انسانی، تعدد شیفت های کاری و ... ممکن است حضور و غیاب کارمندان به یک دغدغه برای شما به عنوان مدیر تبدیل شود. با ما همراه باشید تا شما را با راهکارهای شرکت طرح و پردازش غدیر آشنا نموده و به تمامی دغدغه های شما پایان دهیم.

شرکت طرح و پردازش غدیر با شناخت دقیق نیاز مجموعه های کوچک و بزرگ در زمینه حضور و غیاب کارمندان، به صورت تخصصی در این زمینه فعالیت نموده و راهکارهای متنوعی را برای مدیریت این فرایند پیشنهاد می نماید. با هر نیاز و سطح بودجه ای که دارید می توانید با بهره گیری از محصولات و خدمات این شرکت به دغدغه های خود در این زمینه پایان دهید.

دستگاه های حضور و غیاب کارمندان

اولین گام در مدیریت تخصصی فرایند حضور و غیاب این است که نیاز مجموعه خود در این زمینه را به دقت شناسایی کنید و با تشریح نیاز خود بهترین و مناسب ترین راهکار را از شرکت طرح و پردازش غدیر بخواهید. شرکت غدیر با ارائه دستگاه ها یا نرم افزار های حضور و غیاب، شما را در مدیریت این فرایند یاری می نماید.

اگر تصمیم به نصب دستگاه حضور و غیاب کارمندان دارید، شما می توانید با انتخاب یکی از محصولات این شرکت از میان دستگاه های مختلف حضور و غیاب، دستگاه متناسب با نیاز خود را در اختیار داشته باشید. با این دستگاه ها، امکان تعریف شیفت های کاری، گزارش گیری سریع و ... به راحتی فراهم است. محاسبه کسری کار، مرخصی، اضافه کار، تهیه ورودی برای نرم افزار های مالی محاسبه حقوق و ... از امکانات این دستگاه ها می باشد. برخی از این دستگاه ها مزیت های متمایزی همچون امکان نصب در محیط های مرطوب یا محیط های پر گرد و غبار صنعتی را دارند. شما می توانید با این دستگاه ها، با الگوریتم های بیومتریک همچون تشخیص چهره، اثر انگشت، عنبیه و ... ورود و خروج نیروهای انسانی مجموعه خود را به ثبت برسانید.

 

شرکت طرح و پردازش غدیر، علاوه بر ارائه برند های معتبر خارجی، موفق به ساخت دستگاه های حضور و غیاب کارمندان نیز شده است. این دستگاه های ایرانی با کیفیت متناظر با دستگاه های خارجی، با بهترین خدمات پشتیبانی و البته با قیمت های بسیار مناسب آماده ارائه به مشتریان عزیز می باشند. برای آشنایی با انواع و امکانات دستگاه ها ، می توانید به سایت شرکت به آدرس http://www.ghadirco.net مراجعه نمایید.

نرم افزار حضور و غیاب کارمندان

نرم افزار حضور و غیاب کارمندان، محصول دیگری از شرکت طرح و پردازش غدیر است که با بهره گیری از دانش روز فناوری اطلاعات در راستای رفاه مدیران و کارمندان طراحی شده و می تواند با سهولت زیادی برای حضور و غیاب کارمندان مورد استفاده قرار بگیرد.

نرم افزار حضور و غیاب کارمندان، نرم افزار های هستند که امکان ثبت تردد ها، حضور و غیاب، محاسبه میزان کارکرد، کسری، اضافه کاری و ... را با سهولت زیادی فراهم می نمایند. محاسبات به راحتی و به صورت اتوماتیک قابل انجام در این نرم افزارهاست و می توان از این نرم افزارها، خروجی با فرمت های متناسب نرم افزار های حسابداری برای محاسبه حقوق و مزایا گرفت. بر اساس نیاز شما، این نرم افزار ها، قابلیت تعریف قوانین را دارند.

با نرم افزار های حضور و غیاب غدیر امکان کنترل تردد از درهای مختلف سازمان ها، برنامه ریزی شیفت های مختلف کاری، دسته بندی کاربران، امکان ثبت دستی یا محاسبه مانده مرخص و ... وجود دارد. برای آشنایی با انواع نرم افزارها و امکانات هر یک ، می توانید به سایت شرکت به آدرس http://www.ghadirco.net مراجعه نمایید.

راهکار جامع اطلس برای حضور و غیاب کارمندان

راهکار جامع اطلس یکی از محصولات منحر به فرد شرکت طرح و پردازش غدیر است. ذخیره سازی و پردازش اطلاعات این نرم افزار تحت وب و به صورت ابری است. امکان انجام عملیات پیچیده و بسیار سریع محاسباتی با دقت بسیار بالا، انواع گزارش گیری ها ، ذخیره سازی اطلاعات در سرور ابری بدون نیاز به DVD و CD از جمله مزایای این نرم افزار است. با این نرم افزار مشابه سایر نرم افزارها، امکان محاسبه ماموریت، مرخصی ساعتی، استحقاقی، اضافه کاری و ... وجود دارد. خروجی این نرم افزار نیز به راحتی قابل استفاده در نرم افزار های محاسبه حقوق و دستمزدها می باشد. تمامی فرایند های مدیریتی مرتبط با حضور و غیاب کارمندان و نیروی انسانی از جمله ثبت درخواست های مرخصی، تعریف مدیران مستقیم در بخش های مختلف، بررسی سابقه درخواست ها و مرخصی ها و ... قابل تعریف وپیاده سازی در این راهکار جامع است، بنابراین اتوماسیون حضور و غیاب کارمندان به معنای واقعی با راهکار جامع اطلس در مجموعه تحت مدیریت شما پیاده خواهد شد.

این نرم افزار امکان شخصی سازی داشته و تمامی قوانین مد نظر شما در خصوص حضور و غیاب قابل پیاده سازی در این سامانه است. کار با این نرم افزار بسیار آسان بوده و طراحی مطابق با سلیقه مشتری و کاملا زیبا برای آن قابل پیاده سازی است. از این نرم افزار می تواند در سیستم های اندروید و IOS نیز استفاده نمود. این نرم افزار را می توان با مرورگر های مختلف از جمله فایرفکس و کروم استفاده نمود. راهکار های جامع اطلس زبان های مختلف فارسی، انگلیسی و عربی را پشتیبانی می نمایند.

کارشناسان متخصص و مجرب طرح و پردازش غدیر 02185530 آماده ارائه توضیحات و پاسخگویی شما مشتریان عزیز می باشند.

مدیریت تردد کارمندان با سیستم جامع حضور و غیاب غدیر

برای هر مدیری در هر جایگاهی بسیار مهم است که کارمندان منظمی داشته باشد تا در راس ساعت مشخص شده در شرکت حضور یافته و به انجام فعالیت های خود بپردازند. اما همواره یکی از معضلاتی که در شرکت هایی با منابع انسانی بالا وجود دارد این است که نمی توان تردد و حضور کارمندان را کنترل نمود که همین موضوع باعث خواهد شد تا بازده کاری شرکت کاهش یابد. برای حل این موضوع راهکاری ساده وجود دارد و آن استفاده از نرم افزار کنترل تردد و حضور و غیاب غدیر است.

نرم افزار حضور و غیاب غدیر به شما این امکان را می دهد تا بتوانید به صورت کاملا دقیق و با جزئی ترین اطلاعات ممکن به کنترل تردد کارمندان خود بپردازید و فعالیت آن ها را کنترل و بررسی کنید. بررسی حضور و غیاب کارمندان می تواند به شما این امکان را دهد تا بتوانید بی نظم ترین و با نظم ترین کارمند خود را شناسایی کنید. نرم افزار حضور و غیاب غدیر نیازی به تخصص های خاصی نداشته و کار با آن بسیار ساده است.

راهکار جامع کنترل تردد و حضور و غیاب غدیر

شاید در اولین نگاه حضور و غیاب کارمندان بسیار ساده به نظر برسد اما نکته اینجاست که علاوه بر حضور و غیاب مراحل تکمیلی دیگری نیز وجود دارد که در بحث مدیریتی بسیار حائز اهمیت است. حضور و غیاب توسط نرم افزار و سیستم حضور و غیاب غدیر به دلیل مدیریت و افزایش بازدهی شرکت انجام خواهد شد اما چگونه؟

شما پس از استفاده از سیستم حضور و غیاب غدیر می توانید تمامی ساعات خروج و کارکرد کارمندان خود را ملاحظه نمایید اما در مرحله بعد شما باید از این اطلاعات برای محاسبه دستمزد کارمندان استفاده کنید که همین بخش نیز دارای سختی های خاص خود است!

راهکار جامع حضور و غیاب غدیر به شما این امکان را می دهد تا با تعیین قوانینی به صورت خودکار بتوانید به راحتی کارکرد های هر یک از کارمندان را به جزئیاتی دقیق محاسبه کرده و در انتها تنها با چند کلیک بتوانید دستمزد آن ها را مشخص کنید.

معمولا یکی از سخت ترین کارهایی که در شرکت ها وجود دارد و مربوط به امور مدیریتی می شود کنترل تردد کارمندان، حضور و غیاب و در نهایت محاسبات مالی است که همواره ممکن است با برخی خطا ها همراه باشد. سیستم جامع حضور و غیاب غدیر با تمامی امکانات باعث شده تا این خطا ها نه تنها کاهش یافته بلکه به صورت کلی قطع شود. و بروز مشکلاتی که ممکن بود در اثر محاسبات دستی رخ دهد به طور کلی منتفی شود.

با توجه به نکات ذکر شده مشخص خواهد شد که استفاده از یک سیستم جامع و کامل حضور و غیاب غدیر در کنار کنترل تردد می تواند امری ضروری برای مدیریت بهتر شرکت و دستیابی به اهداف مشخص شده باشد زیرا با بهره گیری از تکنولوژی روز دنیا تمامی مراحل به صورت سیستمی و اتوماتیک انجام خواهد شد و شما تنها به عنوان یک مدیر نیاز دارید تا گزارش های سیستم را دریافت نموده و نسبت به تصمیم گیری اقدام کنید و هیچ ترسی وجود نخواهد داشت زیرا به دلیل اتوماسیون موجود در سیستم حضور و غیاب غدیر هیچ اشتباهی رخ نخواهد داد.

سیستم های کنترل تردد در کنار حضور و غیاب غدیر

تمامی مراحل و عملیات کنترل تردد و حضور غیاب می تواند به روش های مختلفی انجام شود و تمامی این امکانات با انتخاب مدیران محترم شرکت ها و کسب و کار ها انجام خواهد شد، به عنوان مثال برای کنترل تردد و همچنین تصدیق هویت هر کارمند می توان از روش های بایومتریک مختلفی استفاده نمود تا مشخص شود که هر کارمند راس چه ساعتی در شرکت حضور یافته است و با توجه به روش های تصدیق هویت موجود امکان هیچ تقلبی در سیستم وجود نخواهد داشت.

ویژگی های بایومتریک در حقیقت ویژگی هایی هستند که در ساختار خلقت هر فردی منحصر به فرد است به عنوان مثال یکی از شناخته شده ترین این ویژگی ها اثر انگشت است که همان طور که می دانید، اثر انگشت هیچ شخصی با یک فرد دیگر یکسان نخواهد بود و تفاوت هایی وجود دارد.

از جمله ویژگی های بایومتریکی که در سامانه های کنترل تردد و حضور و غیاب غدیر استفاده شده است می توان به شبکیه چشم، تشخیص چهره، تشخیص عنبیه، اثر انگشت و غیره اشاره نمود که تمامی این امکانات و معیار های ارزیابی در دستگاه های مختلفی وجود دارد. با توجه به درخواست مدیریت هر شرکت بر روی سیستم های حضور و غیاب غدیر می توان هر نوع دستگاه تشخیص هویتی را نصب نبود و این تعامل با تمامی دستگاه ها و الگوهای تشخیص قابل اجرا خواهد بود.

مزایا و ویژگی های سیستم کنترل تردد و حضور و غیاب غدیر

استفاده از سیستم های حضور و غیاب غدیر به شما این امکان را می دهد تا بتوانید تردد کارکنان خود را در هر ساعتی و بدون هیچ وقفه ای کنترل کنید و با ثبت اطلاعات پرسنلی هر یک از کارمندان مطمئن خواهید بود که اطلاعات به درستی درج شده و روند حضور غیاب نیز به صورت کاملا دقیق و با درج جزئیات انجام می گردد.

ساختار منعطفی که در سیستم توسعه یافته حضور و غیاب غدیر وجود دارد باعث شده تا امکان تعامل با هر گونه دستگاه تشخیص هویتی وجود داشته و هم چنین تمامی اطلاعات ثبت شده می تواند در سرور های ابری ذخیره شود تا در هر زمان و مکانی قابلیت دسترسی داشته باشند.

سیستم حضور و غیاب غدیر این امکان را به مدیران می دهد تا در هر زمان و مکانی بتوانند تنها با آنلاین شدن به اطلاعات سامانه دسترسی داشته باشند و هیچ محدودیتی در اتصال به سامانه و اطلاعات وجود ندارد، این موضوع دقیقا همان مشکلی است که در نسخه های مشابه نرم افزار حضور و غیاب غدیر وجود دارد و باعث شده است برای دسترسی به اطلاعات مدیران حتما به صورت آفلانی به دستگاه و سامانه متصل شوند.

اما سیستم جامع کنترل تردد و حضور و غیاب غدیر به شما این امکان را می دهد تا اطلاعات را به صورت آنلاین ذخیره سازی کرده و بتوانید به سادگی با چند کلیک آن را مدیریت کنید زیرا همواره تلاش شده تا در راهکار های کنترل تردد و حضور و غیاب غدیر از ساده ترین رابط کاربری در عین کامل بودن آن استفاده شود. این ساده بودن کار با سامانه حضور و غیاب غدیر باعث می شود تا بدون هیچ دانش تخصصی بتوان به اطلاعات دسترسی پیدا کرده و تحلیل های مورد نیاز را انجام داد. برخی از امکانات بی شمار سیستم حضور و غیاب غدیر به شرح ذیل است.

• امکان درج مشخصات نامحدود کارمندان

• قابلیت اتصال به صورت آنلاین و تعامل با انواع روش های تصدیق هویت

• قابلیت گزارش گیری بر اساس معیار های متفاوت

• انجام محاسبات مورد نیاز حقوق و دستمزد به صورت خودکار در سامانه

• گزارش کارکرد و تمامی جزئیات غیبت و ساعات حضور در شرکت کارمندان همراه درج اضافه کاری

• قابلیت تعریف گروه های کاری و مدیران مربوطه

و بسیاری از قابلیت های کاربردی دیگر که برای دسترسی به آن می توانید از خدمات سیستم حضور و غیاب غدیر استفاده کنید، شما هم چنین می توانید برای درخواست نسخه دموی سیستم حضور و غیاب به بخش مربوطه در سایت شرکت طرح و پرداز غدیر مراجعه نمایید تا پیش از خرید نسخه نهایی با بهترین قیمت بتوانید از کارکرد سیستم اطمینان حاصل کنید و کارایی آن را در قیاس با رقبا بسنجید.

منبع سایت www.ghadirco.net طرح و پردازش غدیر

خدمات نوین سامانه حضور و غیاب آنلاین

امروزه سامانه حضور و غیاب آنلاین یکی از ضرورت های اصلی سازمان ها، شرکت ها و نهادهایی است که دارای نیروی انسانی نسبتاً زیادی هستند و به دنبال ایجاد انضباط و نظام ساختاری متناسب با فعالیت های آنها می باشند. مدیران سازمان ها به دنبال افزایش بهره وری و شناخت بهتر از مجموعه ای که در آن فعالیت می کنید به سیستم های به روز و همگام با فناوری نیاز دارند. یکی از ابتدایی ترین و اولین مسائلی که در یک سیستم یا شرکت و اثربخشی کارکنان و پرسنل موثر خواهد بود حضور غیاب آنلاین و داشتن سامانه ای است که به شیوه ای خودکار به ثبت ساعات ورود و خروج کارکنان بپردازد.

امروزه جایگزینی روش های نوین به جای روش های سنتی حضور غیاب یکی از مسائل روشن سازمان ها به حساب می آید. یکی از اولین مزیت هایی که این نکته به بار خواهد آورد، رعایت اصل اعتدال و رعایت حقوق کارکنان و پرسنل سازمان است چرا که در گذشته ممکن بود با یک اشتباه انسانی و جزئی، حق و حقوق های زیادی جابجا می شد و بخشی از حقوق کارکنان یا پرسنل تضییع می شد.

مزیت های سامانه حضور و غیاب آنلاین

بهره گیری از یک سامانه حضور و غیاب آنلاین اولین دغدغه ای است که مدیر یا مسئول شرکت ها با آن مواجه هستند. این افراد به منظور افزایش بهره وری و کارایی به دنبال راهکارهای بهتر برای محاسبه ساعات کاری کارکنان هستند تا با استفاده از شناسه های منحصر به فرد اشخاص مختلف که به طور عمده اثر انگشت است، ورود و خروج آنها را در طول روز ثبت کرده و مورد کنترل قرار دهند. تشحیص اثر انگشت یکی از متداول ترین شیوه های مورد استفاده ی سامانه حضور غیاب است.

از مزیت های عمده ی استفاده از حضور و غیاب آنلاین می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1- صحت و دقت شناسایی پرسنل و کارکنان: بدون شک ثبت اثر انگشت یک شخص و درج آن در لحظه ی ورود و خروج یکی از دقیق ترین ابزارهایی است که می تواند کارکنان را مورد شناسایی قرار دهد. این ویژگی هم به مدیران و هم به کارکنان اطمینان می دهد که به درستی شناسایی می شوند و هیچ خللی در کار آن ممکن نخواهد بود.

2- استفاده از تکنولوژی های نوین برای ثبت اطلاعات: سامانه حضور غیاب آنلاین به آخرین تکنولوژی های موجود در ثبت ساعات ورود و خروج کارکنان مجهز است.

3- جلوگیری از اشتباهات سهوی یا تقلب: درج اثر انگشت امکان اشتباه انسانی یا تقلب را از افراد مختلف سلب می کرد.

4- صرفه جویی های مالی و زمانی: افزایش بهره وری و زمان اشتغال مفید کارکنان در یک سازمان یکی از مسائلی است که مدیران و مسئولین به دنبال آن هستند. حضور و غیاب آنلاین و درج ساعات ورود و خروج کارکنان در کمترین زمان ممکن با شناسایی اثر انگشت صورت می گیرد و همین مساله موجب صرفه جویی و افزایش بهره وری کارکنان در ساعاتی است که در شرکت مشغول به فعالیت هستند. کارکنانی که حس شغلی بهتری دارند بدون شک با انگیزه و اشتیاق بیشتری به فعالیت خود ادامه خوهند داد. سیستم های سنتی و آنلاین، نمایش درستی از بازده فعالیت ها نداشتند و زمان زیادی برای خروجی گرفتن صرف می شد که با ورود سامانه حضور و غیاب آنلاین این موانع به شیوه ای بهینه برطرف شد.

5- ایجاد مسئولیت پذیری بیشتر در کارکنان: اطمینان کارکنان از ثبت ساعات ورود و خروج به شیوه ای مدرن و بدون اشتباه موجب حس بهتر و ایجاد مسئولیت پذیری بیشتر در آنها خواهد شد.

اهمیت سامانه حضور و غیاب آنلاین

بدون شک قبل از بکارگیری سامانه های حضور و غیاب، اهمیت آن در امور مختلف و کارایی آن یکی از مسائلی است که باید مورد توجه قرار بگیرد. یکی از اصلی ترین اهداف سامانه حضور و غیاب به خصوص سامانه حضور و غیاب آنلاین بدون شک نظارت دقیق تر و ایجاد یک ثبات در ساعت کاری پرسنل است.در این سامانه در حقیقت امکانی در اختیار مدیران قرار می گیرد تا به شیوه ای اصولی در یک بازه ی زمانی نه چندان طولانی به آن دسترسی داشته باشند.

استفاده از بسترهای سخت افزاری و نرم افزاری که در سامانه حضور و غیاب آنلاین قرار می گیرد و فناروی های ایجاد شده در آن یکی از مهم ترین عناصر یک سامانه ی بروز و کارا است. استفاده از سیستم های کامپیوتری و نرم افزاری و بهینه در سامانه حضور و غیاب آنلاین موجب شده تا کاربرد آنها در سازمان های گوناگون بیشتر از سامانه های معمول و سنتی باشد.

بهره گیری از سامانه حضور و غیاب آنلاین و ابزارهای پیشرفته در حوزه ی فناوری اطلاعات یکی از بهترین پارامترهای مدیران در امور مختلف است. یکی از اموری که امروزه مدیران به آن ها نیاز پیدا خواهند کرد، گزارش گیری آنلاین و سریع به منظور بررسی امور مختلف است. سامانه حضور و غیاب آنلاین با استفاده از سیستم های گزارش گیری بر مبنای بانک های اطلاعاتی موجود امکاناتی را در اختیار مدیران قرار می دهند تا در کوتاه ترین زمان ممکن و با استفاده از چند کلیک ساده به اطلاعات زیادی دسترسی داشته باشند. گزارش گرفتن از آخرین وضعیت و ساعت کاری پرسنل در بازه ی زمانی مشخص، تعیین ساعات اضافه کاری و میزان آن در بازه های مختلف و فصول مختلف سال، شناسایی بیشترین بهره وری کارمندان با توجه به ساعات کاری روزانه، تعیین میزان دریافتی پرسنل براساس ساعت کاری در طول ماه و ...

امکان مشاهده ی ساعات ورود و خروج توسط پرسنل و بررسی روزانه ی آن یکی از مزیت هایی است که موجب شفافیت بیشتر در مجموع ساعت های ثبت شده خواهد بود. یکی از مشکلاتی که در گذشته در سازمان های مختلف وجود داشت عدم شفافیت در ساعات ورود و خرج و میزان دریافتی هر یک از کارکنان بود. این مشکل با توجه به امکاناتی که سامانه حضور و غیاب آنلاین به ارمغان آورده به خوبی برطرف شده و به کلیه ی پرسنل از طریق درگاه های موجود و شیوه های گزارش گیری امکان می دهد تا فعالیت های خود را مشاهده کنند.

توسعه ی تکنولوژی های تشخیص عناصری نظیر چهره یا اثر انگشت در کشورهای مختلف موجب شده تا سامانه حضور و غیاب آنلاین با بیشتری سرعت و کمترین خطا بتواند ساعات ورود و خروج پرسنل را ثبت کند.

نحوه عملکرد سامانه حضور و غیاب چطور است؟

عملکرد سامانه حضور و غیاب

سامانه حضور و غیاب شامل یک سری سخت افزار و نرم افزار است که می توانند به صورت هماهنگ با هم کار کنند و از این طریق بستری مناسب برای کنترل تردد، حضور و غیاب، میزان دستمزد و ... را فراهم کنند. سامانه هایی که برای حضور و غیاب و کنترل تردد به کار می روند امروزه به کمک نرم افزار و تکنولوژی های متعدد بهینه شده اند و احتمال خطا یا آسیب به آن ها بسیار کم شده است. از این رو می توان گفت تقریباً تمامی ادارات و کارخانجات و هر شرکتی که تعداد کارمند زیادی دارند از این سامانه بهره می برند.

کاربرد سامانه حضور و غیاب یا Attendance system

همانطورکه از نام این سامانه پیداست، از این تکنولوژی برای بهبود عملکرد حضور و غیاب و کنترل تردد کارمندان و کارگران استفاده می شود. از این رو می توان آن را در هر شرکت یا اداره ای مورد استفاده قرار داد.

 

با توجه به این که نحوه ی محاسبه ی دستمزد یا حقوق کارگران و کارمندان بر اساس ساعات کاری آن ها تعیین می شود، استفاده از سامانه حضور و غیاب به بهتر شدن عملکرد این بخش منجر می شود و از تنش های احتمالی جلوگیری می کند.

کارخانجات، شرکت های بزرگ و ادارات دولتی دارای تعداد زیادی کارمند و کارگر هستند که روزانه باید در وقتی مقرر سر کار خود حاضر شوند. همچنین ممکن است هر کدام از این مؤسسات به اضافه کاری کارمندان خود نیز نیاز داشته باشند. از این رو سامانه حضور و غیاب به آن ها در این زمینه کمک شایانی می کند. همچنین کار زمان بر حضور و غیاب دستی یا نوشتاری و خطاهای آن را به مقدار زیادی کاهش می دهد.

نحوه کار سامانه حضور و غیاب

سامانه حضور و غیاب ممکن است به صورت حضوری یا اینترنتی (حضور و غیاب آنلاین) کار کند. در ادارات و شرکت هایی که کارمندان فعالیت های فیزیکی دارند، این سامانه ها با اتصال به بخش کنترل تردد در جلوی درب ورود و خروج افراد را بررسی و ثبت می کند. Attendance system دارای سخت افزاری است که از روش های مختلف مانند دریافت کد یا کارت پرسنلی یا روش های بیومتریک و تشخیص فردی، کار خود را انجام می دهد. بسته به نیاز ارگان، این دستگاه به بخش های دیگر نیز می تواند اتصال پیدا کند. به عنوان مثال می توان سامانه حضور و غیاب را ترکیبی از امور مالی مربوط به فرد و حضور و غیاب آن دانست. همچنین در این سامانه مأموریت، غیبت، اضافه کاری، مرخصی و مواردی از این قبیل نیز ثبت و در امور مالی دخالت داده می شوند. اکثر سامانه های حضور و غیاب جدید، به کمک نرم افزارهای مختلف و برنامه های کاربردی، میزان دستمزد افراد را بر اساس موارد مختلف تعیین می کنند.

امروزه به کمک اینترنت، بسیاری از کسب و کارها به صورت آنلاین و دورکاری انجام می گیرد و فعالیت های کارمند به صورت اینترنتی به دست مرکز مدیریتی می رسد. در این مواقع سامانه حضور و غیاب آنلاین این فعالیت را انجام می دهد.

این روش بسیار کارآمد است و می توان از آن در مأموریت های کارمندان نیز بهره برد.

در این موارد دستگاه حضور و غیاب که در ادارات مورد استفاده قرار می گیرد، به یک دستگاه هوشمند تحت اختیار فرد مانند گوشی موبایل یا لپ تاپ و کامپیوتر اتصال داده می شود و حضور فرد به صورت اینترنتی بررسی می شود.

امروزه سامانه حضور و غیاب بسیار پیشرفت کرده است و شرکت های بزرگ و مراکز امنیتی حتی برای باز شدن درب و عبور و مرور کارمندان خود از این سامانه ها استفاده می کنند تا علاوه بر حضور و غیاب، از ورود افراد متفرقه به بخش های خاص جلوگیری کنند.

بهترین اپلیکیشن‌های موبایل حضور و غیاب

بهترین اپلیکیشن‌های موبایل حضور و غیاب در سراسر دنیا

امروزه شرکت‌های بزرگ و کوچک، دولت‌ها، سازمان‌ها و ادارات فراوانی از نرم‌افزارهای حضور و غیاب استفاده می‌کنند. اما در برخی موارد که کارمندان خارج از اداره و سازمان مشغول به کار هستند این سؤال مطرح می‌شود که در چنین مواقعی چگونه می‌توان ساعات کاری را کنترل کرد. اینجاست که اپلیکیشن‌های حضور و غیاب به کمک مدیران صنایع و کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک می‌آیند.

نصب اپ‌های کنترل تردد در دستگاه‌های موبایل هوشمند به شما کمک می‌کند تا کنترل لازم را روی ساعات کاری داشته باشید. این اپ‌ها به ویژه زمانی که کارمندان به نرم‌افزار حضور و غیاب دسترسی ندارند مزیت بزرگی محسوب می‌شوند. برای مثال زمانی که خارج از سازمان مشغول به کاراند، با مشتری‌ها ملاقات می‌کنند یا دائماً در حال سفر هستند. نسخه‌های موبایل اپ‌های کنترل تردد، کاربردی و در هر مکانی قابل دسترس‌اند و با داشتن یک دستگاه گوشی هوشمند می‌توانید آن‌ها را هر کجا به همراه داشته باشید. در مطلب زیر به هفت مورد از برترین اپ‌های حضور و غیاب موبایل دنیا اشاره می‌کنیم.

- اپلیکیشن حضور و غیاب تایم کمپ (Time Camp)

نسخه موبایل تایم کمپ به کاربر کمک می‌کند تا پروژه‌های خاص جدید و پروژه‌های در حال اجرا را به صورت خودکار کنترل کرده و تایم‌ها را به صورت دستی تغییر دهد. این نرم‌افزار کنترل تردد روی دستگاه‌های مجهز به سیستم عامل اندروید و iOS قابل نصب است. این اپ پس از نصب روی دستگاه موبایل، هر ۱۵ دقیقه با حساب کاربری آنلاین شما همگام‌سازی می‌شود. می‌توانید در هر زمان و مکانی به تایم کمپ دسترسی داشته باشید. همچنین این اپ به صورت آفلاین نیز قابل اجرا است و به محض اتصال به اینترنت، خود را با سرور همگام‌سازی کرده و گزارش‌های دقیقی تهیه می‌کند. کاربر به راحتی می‌تواند پروژه‌ها و داده‌های ورودی‌ را وارد کرده و از زمان مورد نیاز برای به انجام رساندن آن‌ها مطلع شود. همچنین می‌توان داده‌های ورودی را تنها با چند کلیک ویرایش کرد و آن‌ها را به صورت با دستمزد و بدون دستمزد دسته‌بندی کرد. از مزایای دیگر این اپلیکیشن، قابلیت ویرایش اطلاعات و برنامه‌های آتی است.

- اپلیکیشن حضور و غیاب تایم داکتر (Time Doctor)

اپ موبایل تایم داکتر برای افرادی طراحی شده که نمی‌توانند در محیط اداره کار کنند یا دائماً در حال سفر هستند. به وسیله این این نرم‌افزار حضور و غیاب می‌توانید روند پیشرفت کار و ساعات کاری صرف شده برای انجام پروژه‌ها را زیر نظر گرفته و وقت خود را به صورت مؤثر مدیریت کنید. بعلاوه، این اپ دارای قابلیت GPS است که به وسیله آن می‌توانید پیشرفت کار خود و پرسنل و روند انجام پروژه‌های خاص را دنبال کنید.

- اپلیکیشن حضور و غیاب هاروست (Harvest)

نرم‌افزار هاروست که برای دو سیستم عامل اندروید و iOS ارائه شده به شما کمک می‌کند حضور و غیاب پرسنل را دنبال کرده و مدیریت زمان را در دست بگیرید. همچنین با استفاده از اپ موبایل هاروست می‌توان هزینه‌ها و صورتحساب‌ها را ثبت و بودجه را در هر زمان و مکانی کنترل کرد. استفاده از این اپ کنترل تردد آسان است و رابط کاربری روانی دارد.

- اپلیکیشن حضور و غیاب تاگل (Toggl)

تاگل یکی از پرطرفدارترین نرم‌افزارهای حضور و غیاب است. اپ موبایل این نرم‌افزار نیز به راحتی قابل استفاده بوده و نیازی به دانش فنی خاصی در مورد نرم‌افزارهای کنترل تردد ندارد. این اپ مناسب کسانی است که به نرم افزاری ساده برای کنترل ساعات کاری پرسنل خود نیاز دارند. با اپ حضور و غیاب تاگل می‌توانید داده‌های جدید وارد کرده، داده‌های قبلی را دنبال کنید و به گزارش‌ها دسترسی یابید. این اپ جدای از کنترل تردد، دارای قابلیتی برای افزودن دستی داده‌های ورودی نیز هست. همچنین همه داده‌ها به صورت آنلاین با فضای ابری همگام‌سازی می‌شود.

- اپلیکیشن حضور و غیاب دسک تایم (Desk Time)

دسک تایم اپ دیگری است که در هر دو سیستم عامل اندروید و iOS نصب می‌شود. می‌توانید از این نرم‌افزار به صورت آفلاین استفاده کرده و با وصل شدن به اینترنت، آن را با فضای ابری همگام‌سازی کرد. می توانید در هر مکانی به این اپ دسترسی یافته، پیشرفت کاری تیم خود را دنبال کرده و عملکرد شرکت و دیگر داده‌های مورد نیاز را تحلیل کنید. دسک تایم برای همه شرکت‌ها، سازمان‌ها و اشخاص مناسب است و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.

- اپلیکیشن حضور و غیاب کالاماری (Calamari)

اپ کالاماری با هدف مدیریت حضور و غیاب توسعه داده شده ولی به عنوان ابزار مدیریت پروژه نیز کاربرد دارد. از قابلیت‌های این نرم‌افزار می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

- ثبت مرخصی، روزهای تعطیل و دورکاری

- تأیید یا عدم تأیید غیبت کارمندان و تقاضای تایم کاری

- کنترل تردد با استفاده از تکنولوژی آی‌بیکن (iBeacon)

- همگام‌سازی با موقعیت جغرافیایی

- دریافت هشدار این اپ برای مدیریت منابع انسانی بسیار مناسب است. اگرچه کالاماری برای افرادی که قصد دنبال کردن کار تیمی خود را دارند نیز کاربرد دارد.

- اپلیکیشن حضور و غیاب هاب استف (Hubstaff)

هاب استف یکی از پرطرفدارترین ابزارهای کنترل تردد است که به وسیله آن می‌توان تردد و حضور و غیاب پرسنل را مدیریت کرد. رابط کاربری این اپ کاملاً مشابه نسخه دسکتاپ است و کارکردی یکسان نیز دارد. در این اپ موبایلی کنترل تردد، می‌توانید داده‌های جدیدی وارد کرده و وقت خود را مدیریت کنید. همچنین قابلیت ثبت موقعیت جغرافیایی زمان‌های حضور برای افرادی که خارج از اداره مشغول به کاراند قابلیت خوبی است. کلام آخر ممکن است با مقایسه اپ‌های مختلف حضور و غیاب، متوجه تفاوت‌ قابلیت‌های آن‌ها نشوید. با این حال، حتی اپ‌های خاص دارای قابلیت‌های ویژه‌ای هستند که شبیه به یکدیگر به نظر می‌آیند ولی کاربردی متفاوت دارند. پیش از انتخاب اپ‌ها، آن‌ها را در دستگاه هوشمند خود نصب کرده و اطمینان حاصل کنید که نیازهایتان را برطرف می‌کنند. از سوی دیگر اگر تنها به دنبال یک اپ حضور و غیاب ساده هستید می‌توانید هر کدام از اپ‌های نام برده را انتخاب کنید.